3 Công cụ miễn phí giúp quản trị dự án hiệu quả

  • Khi bạn làm cho công ty, tập đoàn lớn thì số lượng công việc, dự án, plan của bạn rất nhiều và bị overload cũng rất nhiều, vì vậy, sau một thời gian sống sót và kinh qua nhiều dự án, mình xin chia sẻ với các bạn một vài công cụ giúp bạn và team của bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Outlook

  • Cái này khéo đến 90% các bạn đã biết và sử dụng qua nhưng mình vẫn muốn liệt kê vào đây để cho những bạn chưa biết đến cái này. Nó chỉ đơn giản là một dịch vụ email miễn phí như gmail của Google nhưng mình thấy tiện ích của nó mang lại cho mình rất nhiều như:
    – Tốc độ nhanh;
    – Tích hợp mạng xã hội như Facebook, Linked hay Instagram, do đó, bạn vừa có thể sử dụng email, vừa lướt mạng xã hội;
    – Đính kèm tệp tin với dung lượng lớn rất nhanh;
    – Không giới hạn không gian lưu trữ;
    – Có kèm lịch nên rất tiện lợi trong việc sắp xếp và nhắc nhở họp hành,
    – Có thể xử lý nội dung email như một bản word, vì vậy việc trình bày email rất phong phú và tiện lợi;
    – Giao diện thân thiện hơn so với gmail;
    – Lọc và tìm kiếm email dễ dàng;
    – Có sổ danh bạ giúp lưu trữ một số lượng contact lớn;
    Còn nhiều tiện ích lắm, các bạn có thể sử dụng và trải nghiệm nhé.

2. OneNote

  • Đây là một dạng sổ ghi chép điện tử, cho phép bạn ghi chú lại bất cứ thứ gì và chia sẻ cho người khác một cách nhanh chóng. Onenote cực kì hữu hiệu trong khi họp nhóm và ghi chú lại tất cả các nội dung trong cuộc họp sau đó chia sẻ với mọi người trong nhóm một cách dễ dành.
  • Bạn chỉ cần có 1 tài khoản email là có thể dễ dàng sử dụng Onenote để ghi chú công việc của bản thân hay của nhóm. Hơn nữa, giao diện rất thân thiện và dễ sử dụng, mình đã thích mê ngay lần đầu sử dụng và tạm biệt ngay cả đống note dán trên màn hình máy tính hay dán trên màn hình laptop.
  • Thú vị hơn, bạn có thể sử dụng Onenote như một trang word với đủ các thao tác để trình bày văn bản, do đó, bản Note của bạn sẽ rất phong phú, chi tiết và bắt mắt. Bạn có thể sử dụng các theme có sẵn free của Onenote để trình bày Note của bạn một cách đẹp mắt và hiệu quả cao.

3. Trello

  • Cái mình thích nhất chính là trello, một công cụ quản lý công việc miễn phí và cực kì hiệu quả với mình lúc này, nhất là khi mình có quá nhiều projects và plans phải theo dõi và hoàn thành, cũng như các team khác nhau, thì sử dụng Trello chính là một lựa chọn rất hiệu quả của mình và team mình hiện tại.
  • Chỉ cần đăng kí bằng tài khoản email, là bạn có thể sử dụng Trello hoàn toàn miễn phí và nhanh chóng. Trong Trello, bạn có thể chia thành các card, list, board và organization.
  • Trong đó, card là một thẻ thông tin nhỏ để bạn lưu trữ các thông tin nhỏ lẻ, trong card bạn cũng có thể chia thành các list-to-do nhỏ hơn, kèm ảnh hay file để cụ thể hoá công việc đó.
  • List là tập hợp các card có cùng một thuộc tính nào đó. Ví dụ, List Doing gồm các card đang tiến hành làm, còn List Done gồm các card đã hoàn thành.
  • Board thường là một project lớn, gồm các list công việc nhỏ trong đó.
  • Organization tập hợp các board và các member trong cùng một tổ chức hay công ty.
  • Nhờ có Trello mà mình hoàn thành công việc cực tốt, không bị miss deadline hoặc thiếu bất cứ công việc nào.

4. Lời kết

  • Trên đây là các công cụ mà mình sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc và chạy dự án của mình. Hi vọng với các công cụ này sẽ giúp các bạn quản lý dự án của mình dễ dàng và tiết kiếm thời gian hơn nhé. Chúc các bạn thành công
3 Công cụ miễn phí giúp quản trị dự án hiệu quả
5 (100%) 14 votes

Post Comment