Quản lý và điều hành quán Caphê hoạt động hiệu quả

Advertisement

Tiếp nối phần một còn dang dỡ, các bạn cùng Đệ Nhất Độc tìm hiểu thêm về Cách thức có một quán cafe hiệu quả tại Việt nam nhé

2. Quản lý và điều hành quán caphe hoạt động

Mô tả về dòng tiền , cách quản lý tại quán

Trong khởi nghiệp , thì việc thất bại sẽ trả giá bằng tiền ,thời gian , các mối quan hệ , và niềm tin giành cho bản thân mình , cho đối tác, vì thế quá trình chọn lựa những người đồng hành với nhau sẽ dựa trên nguyên tắc : Bổ sung cho nhau trong công việc , chứ không nên dựa vào các mối quan hệ bạn bè , tôi tin tưởng anh nên tôi mời anh hợp tác. Vì việc tin tưởng này sẽ làm giẫm đạp lên vị trí của nhau trong công việc chứ không hề bổ sung cho nhau .Đơn cử là 1 quán có 5 thành viên hùn vốn , tất cả đều là sinh viên, nên vì thế thu tiền, phục vụ, giữ xe, nhập nguyên liệu , trang trí thì tất cả đều có thể làm được , nhưng đụng tới việc quan trọng là làm thế nào cho khách hàng đến quán, tiền bạc còn lại bao nhiêu , tình hình thu chi như thế nào thì đều là số 0 vì không ai biết, và không ai chịu trách nhiệm

Hoặc việc canh quán , thì ai rảnh ra canh, ai có việc thì cứ đi làm , khi quán lớn rồi hãy nghỉ việc để tập trung . Nhưng như vậy thì bạn quản lý quán lấy tiền ăn , tiền thu chi từ đâu , rồi lương mấy bạn đã hùn vốn có chạy về quán không hay chạy về túi riêng thì lại không thấy đề ra lúc đầu. Hoặc 1 ngày bán được bao nhiêu ly , số tiền nộp về quán hàng ngày có đủ hay thiếu thì cũng chỉ mình bạn quản lý biết.

Vì thế, việc đầu tiên trước khi hùn vốn là phải dự tính được khi nào sẽ hoàn vốn , bỏ ra 100t thì thời gian hoàn vốn , số tiền hoàn vốn phải khác với 50t , 1 năm lấy lại vốn phải khác với 2 năm , 5 năm . Nhưng cũng như vấn đề nhân sự , câu hỏi khi nào hoàn vốn khi đặt ra thì câu trả lời nhận được luôn là nụ cười và ” không biết ” .

Như đã nói ở phần trước , tỷ suất lợi nhuận của 1 ly cafe chỉ ở khoảng 35-40% sau khi trừ chi phí nguyên liệu , khấu hao ly tách,nhân viên , hao hụt …. tức nếu bán 10.000/ly thì chỉ lời được 4.000 . 1 ngày nếu bán được 100 ly thì lợi nhuận tạm tính là 400.000 , 1 tháng là 12.000.000 . Nhưng lợi nhuận này còn phải tính cho tiền điện , nước, mặt bằng, wifi, các chi phí khác ( tạm tính 8.000.000/ tháng ) thì lợi nhuận thực chỉ còn 12.000.000-8.000.000 = 4.000.000 ( hoặc gần thế ) . Vì thế , nếu trong biên lợi nhuận có nhiều sản phẩm ( vd : cf giá 10.000, 12.000,14.000 ) hoặc 1 ngày bán được nhiều hơn thì số tiền lợi nhuận sẽ tăng . Lúc này , nếu tính tiền hoàn vốn sau 1 năm thì xem như quán đã lỗ: vì chỉ còn 4t, trong khi muốn hoàn vốn sau 1 năm thì 1 tháng phải dư được tiền hoàn vốn là 8.000.000 .

Lúc này , bạn quản lý quán xem như làm không công do quán không có lợi nhuận, hoặc sẽ thâm vào tiền hoàn vốn , vì thế các quán cafe rất ít phá sản vì lúc nào thu cũng bù chi, nhưng thật ra là chỉ đang sống thoi thóp vì không biết lúc nào mới hoàn vốn lại để kinh doanh tiếp hoặc phát triển thêm .

Để tăng lượng khách cho quán , thì tuy khó , nhưng cũng có nhiều cách :đó là thêm kênh bán như take a way có luôn giao trực tiếp (delivery ) , to go ( bán tại lề đường để mang đi ) , phát tờ rời , cộng điểm , khuyến mãi , kết hợp mô hình groupon, làm các event để thu hút, cho thuê mặt bằng để có thể bán nước với số lượng nhiều ( nhưng bù lại tỷ lệ quay vòng của chỗ ngồi không cao…. thì phải phụ thuộc vào chiến lược của các thành viên hợp tác của quán, thì quản lý phải nghĩ ra, hoặc có người phụ trách riêng.

Với 1 quán caphe, bạn đừng xem là nhỏ, và làm cho vui , vì đây cũng chính là doanh nghiệp 1 thành viên , hoặc doanh nghiệp cổ phần kinh doanh dịch vụ ăn , uống với quy mô nhỏ . Vì thế , nếu làm tốt hoặc không tốt, thì đây cũng sẽ là kinh nghiệm tuyệt vời để nếu bạn có đi làm sau này , hoặc sẽ xem như đây là thất bại và biết cách rút kinh nghiệm.

Quy mô mình chọn là 1 doanh nghiệp với đầy đủ các phòng ban , và quản lý theo chiều ngang bao gồm :

  • Cấp 1 : Giám đốc – Hội đồng quản trị ,
  • Cấp 2 : Phòng kinh doanh , phòng marketing, phòng chăm sóc khách hàng, phòng kế toán và phòng sản xuất.

Nhiệm vụ từng phòng như sau
– Phòng sản xuất :

  • Pha chế nước,
  • Nghiên cứu các món nước mới ,
  • Lên thực đơn ăn trưa,
  • Chọn lựa mua nguyên liệu với giá tốt nhất

– Phòng chăm sóc khách hàng :

  • Giữ xe
  • Bưng bê nước
  • Order thức ăn
  • Điện thoại nhận đặt hàng

– Phòng marketing :

  • Làm đồng phục, nhận diện thương hiệu
  • Các chương trình khuyến mãi,
  • Phát tờ rơi quảng cáo
  • Làm các event để thu hút khách

– Phòng kinh doanh :

  • Bán dạng togo ngoài lề đường
  • Tìm công ty để giới thiệu , tạo khách hàng tiềm năng, thường xuyên
  • Hợp tác chia sẻ chiết khấu với các công ty như Groupon
  • Tìm kiếm các kênh bán hàng

– Phòng kế toán :

  • Quản lý nguồn hàng
  • Tính toán thời điểm nhập nguyên liệu
  • Kiểm soát dòng tiền ra vào hàng ngày trong quán
  • Thu, chi cân đối sổ sách
  • Tính toán lợi nhuận, cắt lỗ cho dự án

– Giám đốc ( quản lý quán ) :

  • Điều hành các hoạt động chung
  • Báo cáo tình hình cho HĐQT
  • Lên chiến lược kinh doanh
  • Nâng cao điểm mạnh của quán, khắc phục nhược điểm hiện có

– Hội đồng quản trị ( các thành viên góp vốn )

  • Hùn vốn theo từng thời điểm
  • Đánh giá mức khả thi của kế hoạch
  • Lên chiến lược và chỉnh sửa kế hoạch
  • Kiểm soát và thực thi

Hoặc theo mô hình truyền thống
– Công việc của quản lý

  • Cách quản lý
  • Quản lý nguyên vật liệu : tồn và nhập hàng
  • Quản lý dòng tiền
  • Cách đo lượng khách để tiến hàng làm các chương trình khuyến mãi

– Công việc của thu ngân

  • Cách làm sổ sách
  • Cách quản lý việc order
  • So sánh việc thu ngân bằng máy vi tính và truyền thống

– Công việc của phục vụ

  • Cách order nước
  • Pha chế nước
  • Phục vụ khách hàng khi ngồi tại quán
  • Quản lý việc thanh toán của khách hàng
  • Bưng bê và giữ vệ sinh cho đồ dùng

– Công việc của giữ xe

  • Chào đón khách hàng
  • Quản lý thẻ xe
  • Dẫn xe và chăm sóc khách hàng

– Các vị trí khác có thể có của quán

  • Quản lý event
  • Setup cho thuê mặt bằng làm hội thảo
  • Marketing và sale
  • Pha chế nước
Quản lý và điều hành quán Caphê hoạt động hiệu quả
5 (100%) 10 votes

One Comment

Post Comment